Setor de saúde enfrenta novos desafios
Clínicas, consultórios e hospitais vivem um momento de grandes transformações na gestão dos negócios. O aumento dos custos operacionais, a pressão sobre as margens de lucro, os atrasos nos repasses de convênios e as mudanças provocadas pela reforma tributária têm exigido dos gestores um acompanhamento cada vez mais próximo das receitas, despesas e resultados.
Nesse cenário, a gestão financeira deixou de ser apenas uma atividade administrativa e passou a ocupar um espaço estratégico dentro das empresas de saúde. Saber quanto entra, quanto sai, quanto custa cada procedimento e qual é o resultado efetivamente gerado pela operação pode fazer diferença na hora de decidir sobre investimentos, contratações, expansão e até mesmo sobre a continuidade de determinados serviços.
O tema foi discutido no Dia a Dia News, com a participação de Márcio Silva, CEO da Mednews, e Edício Freire, da área financeira e consultor da empresa.
Reforma tributária muda planejamento das empresas
Durante a entrevista, um dos principais assuntos foi o impacto da reforma tributária sobre as empresas do setor de saúde.
Edício Freire explicou que, apesar de a reforma ter como foco a questão tributária, suas consequências chegam diretamente ao setor financeiro e à própria maneira como as empresas planejam suas atividades.
“A reforma tributária, eu digo que ela, de tributária, ela tem o conceito. Todo o resto é financeiro.”
Segundo ele, as empresas precisarão rever procedimentos que envolvem desde a apuração dos impostos até a formação de preços e a contratação de profissionais.
“Você fazia a apuração de imposto de uma forma, você vai precisar fazer de outra. Você precificava de uma forma, agora você vai precisar precificar de outra. Você contratava de uma forma, agora você vai precisar contratar de outra, porque todo o contexto mudou, as margens mudaram.”
O especialista também chamou atenção para a existência de uma redução tributária prevista para empresas do segmento de saúde, mas ressaltou que o benefício não elimina a necessidade de planejamento e acompanhamento das novas regras.
“Na própria lei, na própria normativa que regulamentou e trouxe a reforma tributária, ela traz também uma redução tributária para empresas desse segmento, a redução de 60% da base de cálculo.”
Mudanças exigem planejamento
Para Edício, o principal desafio está em compreender como todas essas mudanças vão funcionar na prática e quais serão os reflexos para cada negócio.
“Todo o contexto precisa ser cuidadosamente analisado.”
Ele destacou ainda que empresas enquadradas no Simples Nacional também precisam acompanhar as novas possibilidades e decisões relacionadas ao regime tributário.
Segundo o especialista, o cenário exige que empresários e profissionais responsáveis pela gestão financeira se mantenham atualizados para evitar decisões baseadas em informações antigas.
Fazer conta virou uma necessidade
Durante a conversa, Edício Freire destacou que um dos principais problemas encontrados na gestão de empresas de saúde é a tomada de decisões sem uma análise financeira adequada.
Para ele, três figuras precisam estar envolvidas nas decisões: o médico, o empresário e o setor financeiro.
“Não pode o médico tomar uma decisão sozinho, não pode o empresário tomar uma decisão sozinho e não pode o caixa não participar da conversa.”
O objetivo é fazer com que as decisões sejam tomadas considerando os números reais da operação.
É preciso saber quanto custa manter a estrutura, quanto é destinado aos profissionais, quais são os custos dos procedimentos, quanto a empresa recebe e qual é o prazo necessário para que o dinheiro efetivamente entre no caixa.
“A essência é essa. A gente vai discutir isso e trazer isso à luz da gestão financeira para que as pessoas comecem a entender, os empresários, os médicos, que fazer conta é necessário.”
Fluxo de caixa precisa estar no centro da gestão
Um dos pontos mais importantes levantados na entrevista foi o fluxo de caixa.
Segundo os especialistas, uma empresa pode apresentar faturamento elevado e, mesmo assim, enfrentar dificuldades para pagar seus compromissos caso o dinheiro não esteja disponível no momento necessário.
Edício explicou que essa situação é especialmente importante para clínicas que trabalham com planos de saúde.
“Se eu atendo um paciente particular e ele me pagou em dinheiro e eu recebi na hora, operadora de saúde, a depender da regra, a clínica vai levar até 90 dias para receber.”
Isso significa que a clínica precisa continuar funcionando durante o período entre a realização do atendimento e o recebimento do valor.
“E quem banca essa operação? Quem é do capital de giro para essa operação?”
Convênios podem aumentar a necessidade de capital de giro
A diferença entre o momento em que o procedimento é realizado e o momento em que o pagamento é recebido precisa ser considerada no planejamento.
Enquanto o paciente particular pode gerar um recebimento imediato, o atendimento por convênio pode representar um prazo maior até a entrada efetiva do recurso.
Por isso, o gestor precisa conhecer o volume de atendimentos realizados por cada operadora, os valores envolvidos e os prazos de pagamento.
“Ele tem que entender qual o volume de atendimentos que ele vai ter para a operadora de saúde e isso dá para fazer, porque cada operadora determina lá qual é o teto, ele consegue estimar isso e aí ele entender quanto ele precisa de capital de giro para gerir essa operação.”
Onde o dinheiro pode estar sendo perdido
A entrevista também abordou os chamados vazamentos financeiros, situações que podem consumir recursos da empresa sem que o gestor perceba imediatamente.
Entre os exemplos estão desperdícios, compras sem planejamento, estoques mal administrados, materiais de alto custo, medicamentos, contratação de profissionais e negociações pouco eficientes.
Edício destacou a necessidade de uma gestão permanente dos fornecedores.
“Gestão de fornecedor tem que ser feita a cada seis meses.”
Segundo ele, o setor de compras possui um papel estratégico porque uma negociação mais eficiente pode representar redução significativa dos custos.
“Meu pessoal de compra tem que ser muito bem preparado para isso. É uma peça fundamental dentro da operação.”
Controle de estoque evita desperdícios
Em clínicas e hospitais que trabalham com medicamentos, materiais e produtos de alto custo, o estoque pode representar uma área sensível para as finanças.
O problema pode aparecer tanto no desperdício quanto na compra por valores elevados, no excesso de produtos ou na ausência de controle sobre o consumo.
Edício chamou atenção principalmente para clínicas que trabalham com materiais de alto custo e OPME.
“Clínicas que têm alguns itens de alto custo, alguns tipos de medicamentos de alto custo, materiais, OPME, é importante, aí se perde muito dinheiro se não tiver esse controle.”
Profissionais também representam custos importantes
A contratação de médicos e outros profissionais também precisa ser analisada dentro da estratégia financeira da empresa.
A forma de remuneração pode variar de acordo com percentual, produtividade, metas e outros critérios.
Edício explicou que a negociação precisa ser avaliada considerando o impacto que terá no resultado da clínica.
“Como é que eu negociei com esse médico? Eu fiz uma negociação por percentual, eu fiz uma negociação por produtividade, por alcance de meta, enfim, como é que eu construí isso?”
Segundo ele, a forma como essa relação é estruturada pode interferir diretamente no resultado.
“Porque isso vai ter reflexo totalmente na minha operação.”
Antes de investir, é preciso conversar com o caixa
A expansão de uma clínica pode representar uma oportunidade de crescimento, mas também pode criar novas despesas e compromissos.
A compra de equipamentos, a abertura de novas unidades e a ampliação da estrutura precisam ser analisadas antes da decisão.
Edício explicou que o problema não está necessariamente em investir, mas em realizar um investimento sem conhecer sua capacidade de retorno.
“Todo investimento é importante, todo investimento é positivo. E quando você investe, usando dinheiro de terceiros, pode ficar ainda mais gostoso, porque você está ganhando dinheiro com o dinheiro dos outros. Mas para isso acontecer, você precisa fazer conta.”
Ele recomenda analisar a demanda existente, a capacidade de atrair novos pacientes e o potencial de geração de receita.
“Se você vai ampliar sua clínica, se você vai comprar um novo equipamento, se você vai comprar um equipamento de imagem, qual é a perspectiva de mercado, qual é o tipo de amplitude que você consegue ter em termos de captação de novos pacientes?”
Faturamento alto não significa necessariamente lucro alto
Um dos questionamentos discutidos foi justamente por que algumas clínicas apresentam um faturamento elevado, mas continuam com uma margem de lucro pequena.
A explicação passa pelo chamado ciclo financeiro.
Uma clínica pode faturar muito, mas ter grande parte desse dinheiro ainda a receber, enquanto as despesas precisam ser pagas imediatamente.
Também podem existir custos elevados com profissionais, fornecedores, materiais, impostos e estrutura.
“O caixa final da empresa, porque se eu fizer uma negociação errada e esse custo for muito alto, sobra quase nada ou pouca coisa para a minha operação.”
O empresário precisa conhecer o próprio negócio
Outro ponto abordado foi a necessidade de o proprietário conhecer a operação de perto.
Segundo Edício, o dono não deve abandonar completamente o negócio, mas precisa criar processos que permitam que a empresa funcione sem depender exclusivamente da presença dele.
“A gente não pode ficar muito ausente da operação.”
Ao mesmo tempo, ele destacou que o empresário precisa deixar de concentrar toda a sua energia nas tarefas operacionais.
“Ele precisa construir ferramentas para que ele consiga estar na operação, mas que a operação não precise 100% dele para estar funcionando.”
O papel estratégico do proprietário
Na visão apresentada durante a entrevista, o proprietário precisa ter condições de dedicar parte significativa do seu tempo ao planejamento estratégico.
A gestão pode ser dividida entre as áreas operacional, tática e estratégica, mas o empresário precisa entender qual deve ser sua principal atuação.
“O predominante do dono tem que ser o estratégico.”
Com isso, ele consegue acompanhar a operação sem ficar preso a todas as tarefas do dia a dia e passa a ter mais tempo para buscar novos negócios, analisar oportunidades e pensar no futuro da empresa.
Quais indicadores precisam ser acompanhados
Os especialistas também falaram sobre os principais indicadores que devem fazer parte da rotina dos gestores.
Entre os dados citados estão lucratividade, fluxo de caixa, número de atendimentos, produtividade dos profissionais, horários de maior movimento, ticket médio e desempenho das especialidades.
Edício destacou dois indicadores financeiros como fundamentais.
“Indicador financeiro que eu tenho que olhar é percentual de lucratividade, se minha clínica está desenvolvendo bem, está dando resultado, e caixa.”
Ele também reforçou a diferença entre lucro e disponibilidade financeira.
“Empresas não quebram por falta de lucro, elas quebram por falta de caixa.”
Indicadores operacionais também impactam o resultado
Nem todas as informações importantes para a gestão são diretamente financeiras.
Número de pacientes atendidos, tempo médio de atendimento, horários de maior movimento e produtividade dos médicos também podem revelar oportunidades de melhoria.
Um médico que atende muitos pacientes em determinado período, por exemplo, pode indicar uma necessidade de reforço na recepção.
Da mesma forma, horários com baixa movimentação podem indicar a possibilidade de reorganização da equipe.
BI transforma dados em informação
Márcio Silva explicou que a Mednews utiliza ferramentas de Business Intelligence, o chamado BI, para transformar os dados da operação em gráficos e indicadores.
“No BI a gente tem uma plataforma de gráficos. São indicadores de cada setor da clínica, onde ele vai medir ali, por números e gráficos, quais são os dados que estão acontecendo naquele momento.”
A ferramenta pode ser utilizada para acompanhar diferentes áreas da clínica e ajudar o gestor a identificar gargalos.
Segundo Márcio, existem versões da ferramenta para dispositivos móveis e também para acompanhamento em telas maiores.
“Nós temos dois BIs. Um BI mobile, que é para celular, é um aplicativo de mais de 10 BIs.”
Sistema precisa ser alimentado corretamente
Um dos alertas feitos durante a entrevista foi de que a tecnologia não substitui a responsabilidade da equipe.
Se os dados forem inseridos de forma errada ou incompleta, os relatórios também podem apresentar informações incorretas.
Márcio explicou que essa é uma dificuldade encontrada em algumas empresas.
“A pessoa, às vezes, não sabe nem o que é uma DRE, um fluxo de caixa, e aí algumas alimentações não são completas, ou são dados incorretos ou não completos.”
Ele citou uma situação simples que pode comprometer os resultados.
“Ela faz um lançamento de uma conta para pagar e ela não baixa, por exemplo.”
Nesse caso, o sistema passa a trabalhar com uma informação incompleta e isso pode alterar a leitura dos indicadores.
Treinamento da equipe é fundamental
A capacitação dos funcionários também foi apresentada como uma etapa essencial.
Muitas vezes, profissionais da recepção ou do atendimento acabam responsáveis por alimentar informações financeiras no sistema, mesmo sem possuir conhecimento específico sobre gestão.
Edício explicou que o treinamento precisa ir além da utilização da ferramenta.
É necessário entender conceitos como plano de contas, centro de custos e centro de resultados.
Márcio destacou que existe uma diferença entre ensinar alguém a utilizar o sistema e ensinar essa pessoa a compreender as informações financeiras que estão sendo inseridas.
Plano de contas organiza as informações
O plano de contas foi outro ponto destacado durante a conversa.
É a partir dele que os dados financeiros são organizados e posteriormente transformados em relatórios.
Edício explicou:
“O plano de contas, o que é o plano de contas? Porque vão nascer todos os relatórios futuros.”
Por isso, uma estrutura adequada permite que o gestor consiga encontrar informações importantes posteriormente.
“Então, se eu montei bem o meu plano de contas, eu vou conseguir extrair do BI, do sistema, os relatórios, os dados que eu preciso para tomar a decisão.”
Mednews vai além do agendamento
Márcio Silva também explicou que a utilização de um sistema de gestão não deve ficar restrita ao agendamento de consultas.
A proposta é acompanhar a jornada do paciente desde o primeiro contato, passando pelo agendamento, atendimento e demais processos internos.
“A gente tem ponta a ponta, né? Desde o ‘oi’ que o paciente dá.”
A integração permite reunir informações que normalmente ficam espalhadas entre diferentes setores.
Relatórios ajudam a medir a produtividade
Segundo Márcio, a Mednews possui dezenas de relatórios que podem ser utilizados para acompanhar o desempenho da clínica.
“Usar os relatórios são mais, até quando termina de contato, são mais de 46 relatórios do Mednews.”
Entre os exemplos estão informações sobre médicos, pacientes, consultas, exames, medicamentos e materiais.
O gestor pode verificar quantos pacientes determinado profissional atendeu e quais outras receitas ou custos foram gerados a partir daquela operação.
“Eu preciso saber quanto um determinado médico está produzindo para o meu projeto, para a minha clínica. Quantos pacientes ele atendeu? Quanto ele gerou de consulta?”
Ticket médio ajuda a entender a rentabilidade
Outro indicador destacado foi o ticket médio.
A análise pode ser feita por médico, especialidade, convênio ou procedimento.
Com isso, o gestor consegue identificar quanto cada atendimento representa para o negócio e avaliar o desempenho de diferentes áreas.
A composição também precisa considerar situações como consultas de retorno, que podem não gerar uma nova receita.
Por isso, o cálculo do preço precisa levar em conta o comportamento real dos pacientes e os custos envolvidos em toda a jornada.
Integração entre setores reduz riscos
A integração entre recepção, atendimento, estoque e financeiro também foi apontada como uma forma de reduzir perdas.
Quando cada setor trabalha isoladamente, informações podem ser perdidas ao longo do processo.
Com os dados integrados, o gestor consegue acompanhar desde a entrada do paciente até os procedimentos realizados, os materiais utilizados e os valores envolvidos.
Tecnologia sem mudança de cultura não basta
Ao final da entrevista, os especialistas reforçaram que a contratação de um sistema não é suficiente para transformar os resultados de uma empresa.
É necessário mudar processos, capacitar pessoas e criar uma cultura de acompanhamento dos números.
Edício resumiu:
“O Mednews é o primeiro passo. Depois disso, eu preciso querer que aconteça, eu preciso mudar minha forma de agir, de pensar, dedicar treinamento pra equipe.”
Segundo ele, o sistema oferece os dados, mas cabe à gestão utilizar essas informações para tomar decisões.
“Todas as informações estarão lá disponíveis, mas primeiro eu decido, eu trago um sistema robusto, consistente e que depois eu mudo o comportamento para conseguir extrair o que eu preciso.”
Implantação também pode organizar processos
Márcio destacou ainda que muitas clínicas chegam ao processo de implantação sem procedimentos internos bem definidos.
“Muitas clínicas são desorganizadas, não têm processo, não têm nada lá.”
Nesse cenário, a implantação da ferramenta também pode contribuir para organizar os fluxos internos.
“A gente não vende só o sistema, a gente vende os processos, os fluxos.”
A proposta é fazer com que a tecnologia seja acompanhada de uma reorganização da rotina e da definição de responsabilidades.
Gestão financeira como estratégia de sobrevivência
A entrevista mostrou que o desafio financeiro das empresas de saúde vai muito além de simplesmente aumentar o faturamento.
É necessário compreender o ciclo financeiro, controlar despesas, negociar com fornecedores, acompanhar os custos dos profissionais, administrar estoques, conhecer a lucratividade e, principalmente, manter o caixa sob controle.
Em um cenário de mudanças tributárias e aumento da complexidade da operação, a utilização de indicadores e sistemas de gestão pode auxiliar os empresários a tomar decisões baseadas em informações concretas.
A principal mensagem deixada pelos especialistas é que o gestor precisa conhecer os próprios números e fazer com que médico, empresário e setor financeiro trabalhem de forma integrada.
Como resumiu Edício Freire, “fazer conta é necessário”.